日報は転記、定例は再転記
情報運搬コストという見えない固定費

情報を共有するために、書き、集め、説明します。そのための工数を、私たちは「情報運搬コスト」と呼んでいます。削るべきは情報そのものではなく、情報を運ぶだけの作業です。

テーゼ

メールを送った、ファイルを更新した、タスクの状態を変えた。こうした業務の痕跡は、Microsoft 365やGoogle Workspaceの中にすでに残っています。日報は、それを人が手で書き写す作業です。定例会議は、書き写したものを口頭でもう一度運ぶ作業です。運搬が二重になっています。

あるべき姿は一文で言える

スタッフは報告を書くために、マネージャは報告を聞くために、本来の仕事の時間を使っています。この二重の浪費をなくすことが目的です。

報告を、パイプラインに置き換える

報告の代わりに、業務の痕跡を上流から下流へ流す三段のパイプラインを置きます。

会議はなくすのではありません。遅れ、滞留、例外といった「いつもと違う状態」を検知したときだけ開く。会議を、定例から、きっかけで起動するものに変えます。

最大の分かれ道は、誰が見るか

このパイプラインは、設計次第で性格が変わります。ダッシュボードを管理者だけが見るなら、監視の装置になります。本人も見られるなら、自分の仕事を知るための道具になります。どちらを選ぶかは技術ではなく、組織の意思の問題です。

まず、測ってみる

ほとんどの会社は、報告にかかる時間を測っていません。目安は次の式で出せます。